SISTEM PENCATATAN PERPETUAL

SISTEM PENCATATAN PERPETUAL

Sistem Pencatatan Perpetual - Dalam sistem pencatatan perpetual, catatan mengenai harga pokok dari masing-masing barang dagangan yang dibeli maupun yang dijual diselenggarakan secara terperinci. Sistem pencatatan perpetual ini akan secara terus-menerus menunjukkan berapa besarnya saldo persediaan barang dagangan yang ada digudang untuk masing-masing jenis persediaan. Dengan sistem pencatatan perpetual, harga pokok dari barang yang dijual ditentukan setiap kali penjualan terjadi. Yang perlu diperhatikan dalam mencatat transaksi barang dagangan dengan menggunakan metode/ sistem pencatatan perpetual ini adalah bahwa akun pembelian, retur pembelian, potongan pembelian, dan akun ongkos angkut masuk tidak akan pernah digunakan. Seluruh akun-akun tersebut digantikan dengan akun persediaan barang dagangan.

Baca juga: PENYESUAIAN ATAS PERSEDIAAN BARANG DAGANGAN

Mencatat Pembelian

Pembelian barang dagangan dari pemasok dapat dilakukan baik secara tunai maupun secara kredit. Transaksi pembelian umumnya baru akan dicatat ketika barang sudah akan diterima dari pemasok/penjual. Setiap pembelian seharusnya didukung/ dilengkapi dengan dokumen yang akan memberikan bukti tertulis dari adanya transaksi tersebut. Pembelian tunai dicatat dengan menaikkan saldo akun persediaan barang dagangan dan mengurangi saldo akun kas, sedangkan pembelian secara kredit tentu saja akan menambah saldo akun hutang usaha bagi perusahaan yang membeli.

Setiap pembelian tunai harus didukung dengan bukti pembayaran, sedangkan untuk pembelian secara kredit akan didukung dengan faktur pembelian. Faktur pembelian ini merupakan salinan faktur penjualan yang dikirim oleh si penjual. Jadi, si pembeli tidak perlu menyiapkan faktur pembelian, karena salinan faktur penjualan yang disiapkan dan dikirim oleh si penjual akan menjadi faktur pembelian bagi si pembeli.

 

Ayat jurnal yang perlu dibuat untuk mencatat transaksi pembelian adalah sebagai berikut:

Dr. Persediaan Barang Dagangan                     xxx

             Kr.Kas                                                      

(Apabila pembelian dilakukan secara tunai)

Dr. Persediaan Barang Dagang                                            xxx

             Kr.Hutang Usaha

(Apabila pembelian dilakukan secara kredit)

Retur Pembelian dan Penyesuaian Harga Beli

Pembeli bisa jadi tidak puas dengan barang yang dipesannya dari penjual. Barang yang diterimanya mungkin saja rusak, cacat, atau bahkan tidak sesuai dengan spesifikasi kebutuhan pembeli. Dalam kasus seperti ini, pembeli dapat mengembalikan barang yang telah diterimanya tersebut kepada si penjual. Lalu si pembeli akan memperoleh pengurangan hutang jika awalnya pembelian dilakukan secara kredit, atau pembeli akan menerima pengembalian kas jika awalnya pembelian telah dilakukan secara tunai.

Transaksi ini dikenal sebagai retur pembelian. Pembeli bisa juga memilih untuk tidak mengembalikan barang yang telah dibelinya tersebut kepada penjual asalkan penjual bersedia untuk memberikan penyesuaian atau pengurangan harga dari harga beli semula. Transaksi ini dikenal sebagai penyesuaian harga beli.

 

Ayat jurnal yang perlu dibuat untuk mencatat transaksi retur pembelian atau penyesuaian harga beli adalah sebagai berikut:

Dr. Kas

                                                                                    xxx

          Kr. Persediaan Barang Dagangan                   

(Apabila walnya pembelian dilakukan secara tunai)

  

Dr. Hutang Usaha                                              xxx

          Kr. Persediaan Barang Dagangan

(Apabila pembelian awalnya dilakukan secara kredit)

Ongkos Angkut

Dalam setiap transaksi jual beli barang dagangan seharusnya disepakati apakah penjual atau pembeli yang akan membayar atau menanggung semua ongkos angkut barang yaitu franko gudang penjual dan franko gudang pembeli. Franko gudang penjual berarti bahwa penjual tidak memiliki kewajiban untuk menanggung ongkos angkut barang dari gudang penjual ke gudang pembeli, melainkan pembelilah yang harus menanggung ongkos angkut barang tersebut. Oleh semodul itu, ongkos angkut barang yang harus ditanggung oleh pembeli ini akan dicatat dalam pembukuan pembeli sebagai ongkos angkut masuk. Ongkos angkut masuk ini sifatnya akan menambah harga pokok dari barang yang dibeli.

Apabila persediaan dicatat dengan menggunakan sistem perpetual, maka akun ongkos angkut masuk ini akan digantikan dengan akun persediaan barang dagangan. Ingat kembali bahwa dalam sistem pencatatan perpetual tidak mengenal akun ongkos masuk. Namun secara logika akuntansi, kedua sistem pencatatan ini sesungguhnya memiliki nalar berfikir yang sama atau sejalan. Perhatikanlah bahwa ongkos angkut masuk sifatnya menambah harga pokok dari barang yang dibeli, yang berarti seolah-olah ongkos angkut masuk ini akan menambah nilai persediaan barang dagangan. 

Oleh semodul itu, dalam sistem pencatatan perpetual, akun ongkos angkut masuk digantikan dengan akun persediaan barang dagangan dengan posisi pencatatan di sebelah debet, dimana posisi debet ini menunjukkan bahwa nilai persediaan barang dagangan seolah-olah bertambah. Ayat jurnal yang perlu dibuat dalam pembukuan pembeli adalah sebagai berikut:

Dr. Persediaan Barang Dagangan

            Kr.Kas                                               xxx

 

Kadangkala ongkos angkut masuk yang menjadi beban atau tanggungan pembeli ini dapat ditalangi dulu oleh penjual. Dalam hal ini, tagihan penjual ke pembeli nantinya akan menjadi bertambah sebesar ongkos angkut tersebut. Pembeli akan mencatatnya dalam pembukuan dengan cara yang sama seperti jurnaldiata, hanya saja bukan akun kas yang dikredit melainkan akun hutang usaha. Sedangkan bagi si penjual, jurnal akan dibuat dengan cara mendebet akun piutang usaha dan mengkredit akun kas.

Nantinya pada waktu tagihan ongkos angkut yang telah dihalangi terlebih dahulu oleh si penjual ini dibayar oleh si pembeli maka penjual akan mendebet akun kas dan mengkredit kembali akun piutang usaha, sedangkan bagi si pembeli akan mendebet akun hutang usaha dan mengkredit akun kas. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa beban ongkos angkut ini bukanlah menjadi tanggungan penjual sehingga tidak akan pernah ada akun ongkos angkut keluar dalam pembukuan penjual, meskipun penjual menalanginya terlebih dahulu ongkos angkut tersebut.

Sedangkan untuk franko gudang pembeli, ongkos angkut barang dari gudang penjual ke gudang pembeli menjadi tanggunan penjual. Oleh semodul itu,ogkos angkut barang yang harus ditanggung oleh penjual ini akan dicatat dalam pembukuan penjual sebagai ongkos angkut keluar (freigth out atau transportation out atau delivery expense). Akun ongkos angkut keluar ini akan dicatat di sebelah debet dalam jurnal. Dalam laporan laba rugi penjual, akun ongkos angkut keluar ini diklasifikasikan sebagai beban operasional, yaitu beban penjualan.

Akun ongkos angkut keluar ini tetap akan dipergunakan dalam pembukuan penjual, baik dengan sistem pencatatan periodik maupun penjual. Kenapa demikian? Nanti pada pembahasan berikutnya (yang akan membahas mengenai laporan keuangan perusahaan dagang) kita akan melihat bahwa untuk akun ongkos angkut keluar ini bukanlah merupakan komponen dalam menghitung besarnya harga pokok penjualan, sehingga akun ini tetap akan sama dipergunakan, baik dalam sistem pencatatan periodik maupun perpetual. Perlu juga diperhatikan di sini, bahwa karena persyaratan pengangkutan yang berlaku adalah franko gudang pembeli (di mana pembeli terima beres), maka tidak akan pernah ada pengertian ongkos angkut masuk dalam pembukuan pembeli (ongkos angkut masuk barang ke gudang pembeli ini menjadi tanggungan penjual sebagian ongkos angkut keluar, di mana barang akan diantar atau menjadi tanggungan penjual sampai dengan tempat tujuan atau gudang pembeli). Ayat jurnal yang perlu dibuat dalam pembukuan penjual adalah sebagai berikut:

Dr.Ongkos Angkut keluar

                                                            xxx

            Kr.Kas

Dalam hal status kepemilikan barang, jika syarat penjualannya adalah franko gudang penjual maka begitu barang keluar dari gudang penjual, barang tersebut sudah bukan lagi milik penjual tetapi telah menjadi milik atau tanggung jawab penuh pembeli. Sedangkan jika syarat penjualannya adalah franko gudang pembeli maka kepemilikan barang baru akan beralih dari penjual ke pembeli apabila barang tersebut benar-benar telah diterima atau sampai ke gudang pembeli.

 

Sebagai contoh, perusahaan A menjual barang dagangan ke perusahaan B dengan syarat pengangkutan yang berlaku adalah franko gudang penjual. Pada tanggal 28 Desember 2008 barang tersebut dibongkar dari gudang penjual dan dimuat ke perusahaan ekspedisi (pengiriman barang lewat laut) untuk diantar ke gudang pembeli. Barang tersebut baru akan diterima oleh pembeli (perusahaan B) pada tanggal 4 Januari 2009 tahun berikutnya. Barang yang masih dalam perjalanan ini sudah bukan lagi merupakan tanggungan atau milik penjual sejak barang tersebut dibongkar dari gudang penjual, meskipun barang tersebut belum sampai diterima pembeli. Jadi, apabila masing-masing perusahaan membuat neraca per 31 Desember 2008 (di mana akhir periode akuntansi sama dengan tahun kalender), maka nilai persediaan barang dagangan yang masih dalam perjalanan tersebut harus dikeluarkan dari neraca perusahaan A tetapi diperhitungkan dalam neraca perusahaan B.

Sebaliknya, jika syarat pengangkutan yang berlaku adalah franko gudang pembeli, maka barang tersebut masih tetap menjadi milik atau tanggungan penjual hingga 4 Januari 2009. Tanggal 4 Januari 2009 setelah barang sampai di tempat tujuan (gudang pembeli), maka sejak saat itulah kepemilikan barang baru akan beralih dari penjual ke pembeli. Pada tanggal 31 Desember 2008, nilai persediaan barang dagangan yang dalam perjalanan ini masih tetap harus diperhitungkan dalam neraca penjual, dan belum dapat dianggap sebagai persediaan barang dagangan di neraca B.

Potongan Pembelian

Persyaratan kredit (credit terms) tertentu dalam transaksi pembelian yang dilakukan secara kredit memungkinkan pembeli untuk mendapatkan potongan tunai apabila si pembeli melakukan pembayaran dalam waktu yang segera. Persyaratan kredit ini secara khusus menunjukkan berapa besarnya potongan tunai (cash discounts) yang dapat dimanfaatkan oleh si pembeli apabila si pembeli melakukan pembayaran dalam periode waktu yang segera, berapa lamanya periode potongan (discount period), dan berapa batas waktu akhir bagi si pembeli untuk membayar seluruh utangnya ke si penjual (credit net period).

 

Salah satu contoh dari persyaratan kredit adalah 2/10, n/30 yang artinya bahwa pembeli akan mendapatkan potongan tunai sebesar 2% dari nilai transaksi pembelian apabila pembayaran dilakukan dalam waktu 10 hari sejak tanggal pembelian dan jika potongan tunai tidak dimanfaatkan oleh si pembeli maka batas waktu akhir bagi si pembeli untuk melunasi seluruh utangnya kepada penjual adalah paling lambat 30 hari sejak tanggal pembelian. Jadi, jika transaksi pembelian dilakukan pada tanggal 1 Januari 2008, maka potongan tunai akan diperoleh pembeli jika pembayarannya dilakukan antara tanggal 1 Januari hingga 11 Januari, pembayaran yang baru dilakukan antara tanggal 12 Januari sampai dengan tanggal 31 Januari tidaklah mendapat potongan tunai, di mana tanggal 31 Januari ini merupakan batas waktu akhir bagi si pembeli untuk membayar/melunasi seluruh utangnya. Waktu yang lamanya 10 hari ini, yang terhitung mulai dari tanggal 1 Januari hingga tanggal 11 Januari, dinamakan sebagai periode potongan, sedangkan waktu yang lamanya 30 hari, yang terhitung dari tanggal 1 Januari hingga tanggal 31 Januari dinamakan sebagai periode bersih kredit/utang.

 

Contoh lainnya dari persyaratan kredit adalah 1/15,n/eom yang artinya bahwa pembeli akan mendapatkan potongan tunai sebesar 1% dari nilai transaksi pembelian apabila pembayaran dilakukan dalam waktu 15 hari sejak tanggal pembelian dan jika potongan tunai tidak dimanfaatkan oleh si pembeli maka batas waktu akhir bagi si pembeli untuk melunasi seluruh utangnya kepada penjual paling lambat akhir bulan (end of month).

 

Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam menghitung besarnya potongan pembelian, yaitu:

1. Persyaratan kredit; pastikanlah bahwa pembayaran utang memang telah dilakukan dalam periode potongan seperti yang tercantum pada persyaratan kredit, termasuk besarnya persentase potongan tunai
2. Retur pembelian dan penyesuaian harga beli; potongan pembelian didasarkan pada nilai tagihan setelah dikurangi dengan retur pembelian dan penyesuaian harga beli, jika ada.

Ketika tagihan dibayar dalam periode potongan, jumlah potongan pembelian ini akan mengurangi saldo akun persediaan barang dagangan. Ingat kembali bahwa dalam sistem pencatatan perpetual tidak mengenal akun potongan pembelian. Akun potongan pembelian yang sifatnya mengurangi harga pokok dari barang yang dibeli ini akan digantikan dengan akun persediaan barang dagangan, yang dicatat dalam jurnal sebelah kredit (yang berarti potongan pembelian ini seolah-olah mengurangi nilai persediaan barang dagangan). Ayat jurnal yang perlu dibuat oleh pembeli pada saat melakukan pembayaran utangnya dengan memanfaatkan potongan tunai (dalam periode potongan) adalah sebagai berikut:

Dr. Utang Usaha                                  xxx

        Kr. Kas                                                  xxx

        Kr. Persediaan Barang dagangan          xxx

Namun, jika pembeli gagal untuk memanfaatkan potongan yang ada maka ayat jurnal yang dibuat oleh pembeli pada saat melakukan pembayaran utangnya adalah:

Dr. Utang Usaha                                  xxx

        Kr. Kas                                                  xxx

Mencatat Penjualan

Pendapatan penjualan, sama dengan pendapatan jasa, dicatat ketika pendapatan sudah terjadi (berlangsung). Umumnya, pendapatan penjualan terjadi ketika barang ditransfer dari penjual ke pembeli.

 

Ada 2 ayat jurnal yang perlu dibuat sekaligus oleh penjual pada saat melakukan transaksi penjualan, yaitu:

Dr. Kas

                                                     xxx

       Kr. Penjualan

(apabila penjualan barang dagangan dilakukan secara tunai)

Dr. Piutang Usaha

                                                     xxx

       Kr. Penjualan

(apabila penjualan barang dagangan dilakukan secara kredit)

Dr. Harga Pokok Penjualan

                                                                       xxx

       Kr. Persediaan Barang Dagangan

Retur Penjualan dan Penyesuaian Harga Jual

Retur penjualan (sales returns) terjadi apabila perusahaan menerima kembali barang dagangan yang telah dijualnya kepada pelanggan sebagai akibat adanya kerusakan barang atau barang yang dijual/dikirimnya tidak sesuai dengan kriteria/spesifikasi pesanan pelanggan, sedangkan penyesuaian/pengurangan terhadap harga jual (sales allowances) diberikan kepada pelanggan di mana dalam hal ini perusahaan tidak menerima kembali barang dagangan yang telah dijualnya.

 

Retur penjualan dan penyesuaian harga jual merupakan akun pengurang (contra account) dari akun penjualan. Kalau akun penjualan dan penyesuaian saldo normal untuk akun penjualan, yaitu di sebelah debet.

 

Ayat jurnal yang dibuat oleh penjual pada saat menerima kembali barang dagangan yang telah dijualnya, yaitu:

Dr. Retur Penjualan

                                                        xxx

       Kr. Kas

(apabila awalnya penjualan barang dagangan dilakukan secara tunai)

Dr. Retur Penjualan

                                                        xxx

       Kr. Piutang Usaha

(apabila awalnya penjualan barang dagangan dilakukan secara kredit)

Dr. Persediaan Barang Dagangan

                                                                           xxx

        Kr. Harga Pokok Penjualan

(menerima kembali barang dagangan yang telah dijualnya)

Ayat jurnal yang dibuat penjual pada saat memberikan penyesuaian/pengurangan harga jual kepada pelanggannya, yaitu:

Dr. Penyesuaian Harga Jual

                                                                          xxx

         Kr. Kas

(apabila awalnya penjualan barang dagangan dilakukan secara tunai)

Dr. Penyesuaian Harga Jual

                                                                          xxx

       Kr. Piutang Usaha

(apabila awalnya penjualan barang dagangan dilakukan secara kredit)

Potongan Penjualan

Seperti telah disebutkan di atas pada waktu membahas mengenai potongan pembelian, penjual biasanya akan menawarkan pembeli potongan tunai untuk pembayaran yang bias dilakukan dalam waktu yang segera sesuai dengan periode potongan yang tercantum pada credit terms.

 

Sama seperti pada potongan pembelian, ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam menghitung besarnya potongan penjualan, yaitu:

1. Persyaratan kredit; pastikanlah bahwa pembeli memang telah melakukan pembayaran utangnya kepada perusahaan dalam periode potongan seperti yang tercantum pada persyaratan kredit, termasuk besarnya persentase potongan tunai.
2. Retur penjualan dan penyesuaian harga jual; potongan penjualan didasarkan pada nilai faktur setelah dikurangi dengan retur penjualan dan penyesuaian harga jual, jika ada

Sama seperti retur penjualan dan penyesuaian harga jual, potongan penjualan merupakan akun pengurang (contra account) dari akun penjualan. Saldo normal dari akun potongan penjualan adalah di sebelah debet. 

 

Ayat jurnal yang akan dibuat oleh penjual pada saat menerima pembayaran utang dari pelanggan yang memanfaatkan potongan tunai (dalam periode potongan) adalah sebagai berikut:

Dr. Kas                                    xxx

Dr. Potongan Penjualan          xxx                                                                 

         Kr. Piutang usaha                      xxx

           
Namun, jika pembeli gagal untuk memanfaatkan potongan yang ada maka ayat jurnal yang dibuat oleh penjual pada saat menerima pembayaran utang dari pelanggan adalah:

Dr. Kas

                                                  xxx

        Kr. Piutang Usaha

Sekian pembahasan kali ini tentang sistem pencatatan perpetual. Jangan lupa untuk baca juga SISTEM PENCATATAN PERIODIK karena dalam pembahasan di atas juga ada sedikit menyinggung tentang sistem pencatatan periodik sehingga Anda bisa mengambil kesimpulan tentang apa perbedaan antara sistem pencatatan perpetual dengan sistem pencatatan periodik.

Setelah membaca artikel diatas jangan lupa untuk membagikan artikel ini ke media sosial kalian dengan mengklik tombol di bawah artikel ini. Terimakasih. Keep Learning!