PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN

Gambar oleh Steve Buissinne dari Pixabay

Baca juga KESALAHAN DALAM PERHITUNGAN PERSEDIAAN

Pengendalian Internal Atas Persediaan - Pengendalian internal atas persediaan mutlak diperlukan mengingat aktiva ini tergolong cukup lancar.  Kalau kita berbicara mengenai pengendalian internal atas persediaan, sesungguhnya ada 2 tujuan utama dari diterapkannya pengendalian internal tersebut, yaitu untuk mengamankan atau mencegah aktiva perusahaan (persediaan) dari tindakan pencurian, penyelewengan, penyalahgunaan dan kerusakan, serta menjamin keakuratan (ketepatan) penyajian persediaan dalam laporan keuangan.  Di dalamnya, termasuk pengendalian atas keabsahan transaksi pembelian dan penjualan barang dagangan.

Pengendalian internal atas persediaan seharusnya dimulai pada saat barang diterima (yang dibeli dari pemasok).  Laporan penerimaan barang yang bernomor urut tercetak seharusnya disiapkan oleh bagian penerimaan untuk menetapkan tanggung jawab awal atas persediaan.  Untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan apa yang dipesan, maka setiap laporan penerimaan barang harus dicocokkan dengan formulir pesananan  pembelian yang asli.  Harga barang yang dipesan, seperti yang tertera dalam formulir pesanan pembelian, seharusnya dicocokkan dengan harga yang tercantum dalam faktur tagihan (invoice).  Setelah laporan penerimaan  barang, formulir pesanan pembelian, dan faktur tagihan dicocokkan, perusahaan akan mencatat persediaan dalam catatan akuntansi.

Pengendalian internal atas persediaan juga seringkali melibatkan bantuan alat pengaman, seperti kaca dua arah, kamera, sensor magnetik, kartu akses gudang, pengatur suhu ruangan dan sebagainya, termasuk petugas keamanan.  Cobalah perhatikan bagaimana sebuah toko retail, seperti Indomaret, Superindo, Alfamart dan Hero mengamankan barang dagangannya.  Tentu saja di tempat-tempat tersebut memiliki kaca dua arah dan satpam untuk membantu mengawasi barang dagangannya dan tindakan oknum pembeli yang ingin bermaksud tidak baik.  Atau juga cobalah perhatikan bagaimana sistem pengamanan yang dterapkan oleh Carrefour, yang dimana sensor magnetik ditempatkan di dekat pintu keluar.

Mengenai tempat penyimpanan persediaan, persediaan seharusnya disimpan dalam gudang yang dimana aksesnya dibatasi hanya untuk karyawan tertentu saja.  Seteiap pengeluaran barang dari gudang seharusnya dilengkapi atau didukung dengan formulir permintaan barang, yang telah diotorisasi sebagaimana mestinya.  Suhu tempat di mana barang disimpan juga seharusnya diatur sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya kerusakan atas barang dagangan seperti makanan danminuman tertentu, obat, bahan adukan cat, gas tabung, dan lain sebagainya.  Jika barang dagangan berupa keramik, maka yang harus diperhatikan adalah bagaimana cara menyusun keramik-keramik tersebut untuk menghindari pecahnya keramik yang ada pada tumpukan yang paling bawah.

Penggunaan sistem pencatatan perpetual juga memberikan pengendalian yang efektif atas persediaan.  Informasi mengenai jumlah atas masing-masing jenis barang dagangan dapat segera tersedia dalam buku besar pembantu untuk masing-masing persediaan.  Untuk menjamin keakuratan  besarnya persediaan yang dilaporkan dalam laporan keuangan, perusahaan dagang seharusnya melakukan pemeriksaan fisik  atas persediaannya.  Sistem pencatatan perpetual, hasil dari penghitungan fisik atas persediaannya.  Seperti yang sudah dibahas dalam modul-modul sebelumnya, bahwa dalam sistem poencatatan perpetual, hasil dari penghitungan fisik akan dibandingkan dengan data persediaan yang tercatat dalam buku besar untuk menentukan besarnya kekurangan yang ada ats saldo fisik persediaan.  Jadi, dapat dilakukan bukan untuk menghitung saldo akhir persediaan melainkan sebagai pengecekan silang mengenai keabsahan atas saldo persediaan yang dilaporkan dalam buku besar persediaan.

Baca juga METODE DALAM PENILAIAN PERSEDIAAN