ANALISIS BAGIAN 1 (ANALISIS KELEMAHAN SISTEM LAMA)

Gambar oleh Gerd Altmann dari Pixabay

Analisis Bagian 1 (Analisis Kelemahan Sistem Lama) - Dalam teori rekayasa perangkat lunak, ada dua jenis produk perangkat lunak. Yang pertama adalah produk generik, yaitu produk yang dibuat dan ditentukan fungsionalitasnya oleh pembuat perangkat lunak. Kedua adalah produk pesanan (custom product) perangkat lunak yan gdibuat atas pesanan klien. Pada produk jenis kedua, mayoritas klien menginginkan sistem informasi baru karena sistem informasi yang lama tidak dapat memenuhi tuntutan kebutuhan bisnis terbaru. Pengembangan sistem informasi untuk produk pesanan memerlukan analisis yang tepat untuk bisa memetakan terlebih dahulu masalah dan kelemahan pada sistem lama. Ada beberapa metode yang bisa digunakan, di antaranya metode PIECES (performance, information, economic, control, efficiency, dan service).

IDENTIFIKASI MASALAH

Pada tahapan analisis sistem analis mempunyai tugas mendefinisikan masalah sistem, melakukan studi kelayakan, dan menganalisis kebutuhan sistem yang akan dikembangkan. Terdapat tiga pertanyaan kunci yang harus dijawab, yaitu:

1. Apa masalah yang harus diselesaikan dengan sistem informasi?
2. Apa penyebab masalah tersebut?
3. Siapa yang menjadi pengguna akhir sistem?

Masalah yang dipelajari analis sistem adalah masalah yang dihadapi pengguna. Dengan mempelajari masalah ini, maka analis bekerjasama dengan pemakai untuk mendapatkan permasalahan secara kasar. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:

1. Mendefinisikan batasan dan sasaran.
2. Mendefinisikan masalah yang dihadapi pemakai.
3. Mengidentifikasi penyebab masalah dan titik keputusan.
4. Mengidentifikasi pengguna akhir.
5. Memilih prioritas penanganan masalah.
6. Memperkirakan biaya dan manfaat secara kasar.
7. Membuat laporan hasil pendefinisian masalah.

SASARAN DAN BATASAN SISTEM INFORMASI

Sasaran sistem informasi adalah peningkatan kinerja, peningkatan efektifitas informasi, penurunan biaya, peningkatan keamanan aplikasi, peningkatan efisiensi, dan peningkatan pelayanan pada pelanggan. Penyimpangan dari keenam sasaran inilah yan gmenimbulkan masalah pada sistem informasi. Batasan sistem adalah lingkungan yang membatasi aplikasi, misalnya peraturan-peraturan siapa yang boleh menggunakan sistem, dan siapa yang tidak boleh.

MASALAH DALAM SISTEM INFORMASI

Masalah dalam sistem informasi adalah kondisi atau situasi yang menyimpang dari sasaran sistem informasi, bahkan menyimpang dari sasaran organisasi atau perusahaan, misalnya kinerja mengalami penurunan, informasi tidak efektif, atau sistem informasi tidak aman. Biasanya masalah dinyatakan dalam pertanyaan, misalnya:

1. Apakah sistem informasi ini dapat meningkatkan kinerja?
2. Apakah sistem informasi bisa menurunkan biaya?
3. Apakah sistem informasi bisa meningkatkan keamanan?
4. Apakah sistem informasi bisa menurunkan pemborosan?
5. Apakah sistem informasi bisa meningkatkan penjualan?
6. Apakah sistem informasi bisa meningkatkan pelayanan? 

ANALISIS PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, dan Services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.

ANALISIS KINERJA

Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan, pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan.

Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

ANALISIS INFORMASI

Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir.

Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru, Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi:

1. Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasu yang sekarang.
2. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan ataupun situasi sekarang.
3. Kurangnya informasi yang tepat waktu.
4. Terlalu banyak informasi.
5. Informasi tidak akurat.

Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis data meneliti data yang tersimpan dalam sebuah sistem. Permasalahan yan gdihadapi meliputi:

1. Data yang berlebihan. Data yang sama ditangkap dan/atau disimpan di banyak tempat.
2. Kelakuan data. Data ditangkap dan disimpan, tetapi diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan. 

ANALISIS EKONOMI

Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dapat disimak berikut:

BIAYA

1. Biaya tidak diketahui.
2. Biaya tidak dapat dilacak ke sumber.
3. Biaya terlalu tinggi.

KEUNTUNGAN

1.  Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi.
2. Pemasaran saat ini dapat diperbaiki.
3. Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan.

ANALISIS KEAMANAN

Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yan gdi bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, menengah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan. Adapun hal-hal yan gperlu diperhatikan adalah:

KEAMANAN ATAU KONTROL YANG LEMAH

1. Input data tidak diedit dengan cukup.
2. Kejahatan (misalnya, penggelapan atau pencurian) terhadap data.
3. Pelanggaran etika pada data atu informasi. Misalnya, data atau informasi diakses orang yang tidak berwenang.
4. Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada file-file atau database-database yang berbeda.
5. Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data.
6. Terjadi error saat pemrosesan (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak).
7. Terjadi error saat membuat keputusan.

KONTROL ATAU KEAMANAN YANG BERLEBIHAN

1. Prosedur birokratis memperlamban sistem.
2. Pengendalian yang berlebihan mengganggu para pelanggan atau karyawan.
3. Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan. 

ANALISIS EFISIENSI

Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin.

Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien:

1. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer.
2. Data diinput atau disalin secara berlebihan.
3. Data diproses secara berlebihan.
4. Informasi dihasilkan secara berlebihan.
5. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.
6. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. 

LAYANAN

Berikut adalah beberapa kriteria penilaian di mana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk:

1. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat.
2. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten.
3. Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya.
4. Sistem tidak mudah dipelajari.
5. Sistem tidak mudah digunakan.
6. Sistem canggung untuk digunakan.
7. Sistem tidak fleksibel. 

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI