DANA KAS KECIL DIGUNAKAN UNTUK APA SAJA

Oleh Hanif Muammar Rifqi Juli 23, 2011 3 komentar

DANA KAS KECIL

Dana Kas Kecil Digunakan Untuk Apa Saja - Seperti telah disinggung diatas bahwa pada umumnya pengendalian internal atas pengeluaran kas akan lebih efektif ketika pembayaran dilakukan dengan menggunakan cek atau transfer lewat rekening bank, dari pada dengan melibatkan uang akas secara langsung. Pengecualian dibuat untuk pengeluaran-pengeluaran tertentu yang jumlahnya relatif kecil, dimana pengeluaran-pengeluaran ini dapat dibiayai langsung dengan menggunakan dana kas kecil (petty cash fund). Akan menjadi sangat tidak praktis apabila perusahaan menggunakan cek atau transfer lewat rekening bank hanya untuk membeli perangko, vas bunga, alas meja tamu yang ada di frot office, membyar langganan Koran (secara harian), dan lain-lain.

Alasan perlu dibuatnya (dibentuknya) sebuah sistem dana kas kecil adalah bahwa pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relative kecil ini yang sering terjadi, mungkin pada akhirnya juga dapat menjadi suatu jumlah tertentu yang cukup signifikan jika ditotal. Oleh semodul itu agar pengeluaran-pengeluaran ini juga dapat tetap dimonitori secara baik maka pengendalian internal mutlak diperlukan caranya dengan membentuk sistem dana kas kecil.

Dana kas kecil pertama dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran pembayaran sepanjang interval periode tertentu, bisa mingguan atau bulanan. Setelah estimasi kebutuhan kas disetujui oleh pejabat yang berwenang (biasanya oleh manajer atau direktur keuangan), cek lalu akan dibuat dan dicairkan sebesar jumlah estimasi yang telah disetujui tadi. Ayat jurnal atas pembentukan dana kas kecil ini dibuat dengan cara mendebet akun kas kecil dan mengkredit akun kas (cash in bank).

Uang hasil pencairan ce tersebut lalu disimpan oleh seorang karyawan yang memang secara khusus ditunjuk dan diberi wewenang atas nama perusahaan untuk membayarkan kas dari kas kecil tadi. Untuk tujuan pengendalian, perusahaan biasanya akan membatasi jumlah maksimum tertentu dan jenis-jenis pembayaran yang boleh dilakukan atas dana kecil. Kebanyakan dana kas kecil dibentuk atas dasar jumlah yang tetap, yang dinamakan system dana tetap (imprest fund system). Dengan menggunakan sistem ini , tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan atas akun kas kecil, kecuali manajemen perusahaan memang bermaksud mengubahnya (menambah atau mengurangi) jumlah kas kecil yang sudah dibentuk.

Setiap kas kecil dibayarkan, karyawan yang menangani dana kas kecil tadi akan mencatat setiap rincian pembayaran dalam masing-masing formulir penerimaan kas kecil (petty cahs receipt atau petty cash voucher) yang bernomor urut terletak dan ditandatangani baik oleh karyawan yang bersangkutan (karyawan yang membayar/ menangani kas kecil) maupun oleh pihak yang menerima pembayaran atas kas kecil. Formulir yang ditandatangani oleh kedua belah pihak ini berisi mengenai tanggal dan jumlah pembayaran , nama identitas penerima pembayaran, jenis atau tujuan pembayaran, dan nama akun yang akan dibebankan (misalnya bahwa kas kecil yang dibayarkan untuk membeli vas bunga akan dibebankan ke akun beban lain-lain, denikian juga kas kecil yang dikeluarkan untuk membayar ongkos angkutan pembelian barang dagangan akan dibebankan kedalam akun freight-in ongkos angkut masuk dan seterusnya).

Seluruh dokumen pendukung (seperti faktur tagihan) harus dilampirkan bersama dengan formulir penerimaan kas kecil. Sepanjang waktu, besarnya penggunaan dana kas kecil (seperti tercantum dalam petty cash recept) ditambah dengan sisa kas yang masih ada dalam dana kas kecil , jumlah nya haru sama dengan total dana kas kecil yang pertama kali dibentuk. Untuk menjamin pengendalian internal atas jumlah dana kas kecil ini, perlu adanya pemeriksaan secata tiba-tiba yang dilakukan oleh seoran independen (auditor internal) untuk memastikan bahwa dana kas kecil telah dikelola dengan baik (tidak dimanipulasi/diselewengkan)

Dengan sistem dana tetap, tidak ada ayat jurnal yang dibuat untuk mencatat pembayaran kas kecil. Etek akuntansi dari setiap pembayaran kas kecil baru akan diakui atau dicatat dalam pembukuan (melalui jurnal akuntansi) ketika kas kecil yang telah dibayarkan tersebut diisi kembali. Dana kas kecil ini akan diisi kembali pada interval periode tertetu atau ketika jumlah uang yang ada dalam dana kas kecil telah mencapai tingkat minimum.

Permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil, sebesar jumlah kas kecil yang telah dibayarkan (seperti yang tercantum dalan petty cash receipt), dilakukan atas inisiatif karyawan kas kecil bersangkutan (petty cash custodian). Seluruh petty cash receipt beserta dokumen pendukungnya akan dianjutkan ke bagian keuangan untuk selanjutnya diverifikasi mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaraan kas kecil yang telah dilakukan oleh petty cash custodian. Jika tidak ada masalah, bagian keuangan lalu akan menyetujui permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil dilanjutkan oleh petty cash custodian dan cek akan dibuat sebesar jumlah penggantian tersebut.

Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen pendukung akan diberi stempel “Lunas” untuk menghindari terjadinya pembayaran berganda atau diuangkannya kembali faktur tagihan. Pengisian kembali kas kecil akan menjadikan dana kas kecil kembali ke jumlah semula yang dibentuk. Ketika dana kas diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan atas pengeluaran kas kecil ( seperti akun beban lain-lain, akun ongkos angkut masuk, dan seterusnya) seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebet dan mengkredit akun kas (cash in bank).

3 komentar untuk "DANA KAS KECIL DIGUNAKAN UNTUK APA SAJA"

Euis Nuryani 27 Juli 2012 pukul 14.15

kalau nama akun untuk kas kecil pada perusahaan manufaktur apa saja iyaa?

Hanif Muammar Rifqi 6 Januari 2020 pukul 21.13

Daftar Akun untuk Balance Sheet (Neraca) :
1. Harta

1.1 Harta Lancar

1.1.1 Kas

1.1.1.1 Kas Kecil

1.1.1.2 Kas IDR

1.1.1.3 Kas USD

1.1.1.4 Kas USD Exchange

1.1.1.5 Undeposited Funds

1.1.2 Bank

1.1.2.1 Bank ABC

1.1.2.2 Bank XYZ

1.1.3 Piutang Usaha

1.1.3.1 Piutang Usaha IDR

1.1.3.2 Piutang Usaha USD

1.1.3.3 Piutang USD Exchange

1.1.3.4 Piutang Usaha Lain-lain

1.1.4 Persediaan

1.1.4.1 Persediaan Bahan Baku

1.1.4.2 Persediaan Bahan Pembantu

1.1.4.3 Persediaan Bahan Dalam Proses

1.1.4.4 Persediaan Barang Jadi

1.1.5 Pembayaran Dimuka

1.1.5.1 Sewa dibayar dimuka

1.1.5.2 Asuransi dibayar dimuka

1.1.6 Biaya Dibayar Dimuka

1.1.6.1 PPN Masukan

1.1.6.2 Pajak 22 dibayar dimuka

1.1.6.3 Pajak 23 dibayar dimuka

1.1.6.4 Pajak 25 dibayar dimuka

1.1.7 Uang Muka Pembelian

1.1.6.1 Uang Muka Pembelian USD

1.1.6.2 Uang Muka Pembelian IDR

1.1.9 Harta Lancar Lainnya

1.2 Harta Tidak Lancar

1.2.1 Tanah

1.2.2 Nilai Buku Gedung

1.2.2.1 Gedung Kantor

1.2.2.2 Gedung Pabrik

1.2.2.3 Akumulasi Penyusutan Gedung Kantor

1.2.2.4 Akumulasi Penyusutan Gedung Pabrik

1.1.3 Nilai Buku Mesin

1.2.3.1 Mesin Pabrik

1.2.3.2 Mesin Kantor

1.2.3.3 Akumulasi Penyusutan Mesin Pabrik

1.2.3.4 Akumulasi Penyusutan Mesin Kantor

1.1.4 Nilai Buku Kendaraan

1.2.3.1 Kendaraan Pabrik

1.2.3.2 Kendaraan Kantor

1.2.3.3 Akumulasi Penyusutan Kendaraan Pabrik

1.2.3.4 Akumulasi Penyusutan Kendaraan Kantor

1.3 Harta Tidak Berwujud

1.3.1 Merk Dagang

1.3.2 Hak Cipta

1.3.3 Goodwill

1.3.4 Aktiva Tetap dalam proses

2. Utang

2.1 Kewajiban Lancar

2.1.1 Kredit Bank

2.1.1.1 Credit Card Bank ABC

2.1.1.2 Giro Kredit Bank XYZ

2.1.2 Utang Usaha

2.1.2.1 Utang Usaha IDR

2.1.2.2 Utang Usaha USD

2.1.2.3 Utang terima barang

2.1.2.4 Utang usaha lain-lain

2.1.3 Utang PPN

2.1.3.1 PPN Masukan

2.1.3.2 PPN Keluaran

2.1.3.3 Utang PPN

2.1.4 Income Tax Payable

2.1.4.1 Utang PPH 21

2.1.4.2 Utang PPH 22

2.1.4.3 Utang PPH 23

2.1.4.4 Utang PPH 29

2.1.4.5 Utang Pajak Lain-lain

2.1.5 Utang Biaya

2.1.5.1 Utang Gaji dan Upah

2.1.5.2 Utang Iklan

2.1.5.3 Utang Utilitas

2.1.5.4 Utang Biaya Lain-lain

2.1.6 Uang Muka Penjualan

2.1.6.1 Uang Muka Penjualan IDR

2.1.6.2 Uang Muka Penjualan USD

2.1.7 Utang Lancar Lainnya

2.2 Kewajiban Jangka Panjang

2.2.2 Utang Bank

2.2.3 Utang Jangka Panjang Lainnya

3 Modal

3.1 Modal Saham

3.1.2 Modal Saham ABC

3.1.3 Modal Saham XYZ

3.2 Laba Ditahan

3.2.2 Laba Ditahan tahun X

3.2.3 Laba Ditahan tahun Y

3.2.4 Laba Ditahan

3.2.5 Laba Tahun berjalan

3.2.6 Selisih saldo awal

Hapus

Daftar Akun untuk Income Statement (Laporan Laba Rugi) :
4 Penjualan

4.1 Penjualan Produk

4.1.2 Penjualan Produk A

4.1.3 Penjualan Produk B

4.1.4 Penjualan lain-lain

4.2 Retur dan Potongan Penjualan

4.2.2 Retur Penjualan

4.2.3 Potongan Penjualan

4.3 Pendapatan Usaha Lainnya

5 Harga Pokok Penjualan

5.1 Barang Jadi Awal

5.2 Biaya Produksi

5.2.2 Biaya Bahan Baku

5.2.3 Biaya Tenaga Kerja Langsung

5.2.4 Biaya Overhead Pabrik

5.2.5 Barang dalam proses awal

5.2.6 Barang dalam proses akhir

5.3 Barang Jadi Akhir

5.3.2 HPP Barang Jadi

5.3.3 Work In Process (WIP) Barang Jadi

5.4 HPP lainnya

5.4.2 HPP Bahan Baku

5.4.3 HPP lainnya

6 Beban Usaha

6.1 Beban Penjualan dan Pemasaran

6.1.2 Beban Gaji Penjualan

6.1.2.1 Gaji Penjualan

6.1.2.2 Komisi dan Bonus Penjualan

6.1.2.3 Gaji Upah Penjualan Lain-lain

6.1.3 Beban Transportasi Penjualan

6.1.3.1 Transportasi Penjualan

6.1.3.2 Entertaint Penjualan

6.1.3.3 Negosiasi Penjualan

6.1.3.4 Transportasi Penjualan Lainnya

6.1.4 Beban Promosi atau Iklan

6.1.4.1 Iklan di internet

6.1.4.2 Beban promosi lainnya

6.1.5 Beban Marketing Lainnya

6.1.5.1 Beban Penjualan Lain-lain

6.2 Beban Adm dan Umum

6.2.2 Beban Gaji Adm dan Umum

6.2.2.1 Gaji Adm Umum

6.2.2.2 Tunjangan dan Insentif Adm Umum

6.2.2.3 Bonus Adm umum

6.2.2.4 Gaji adm dan umum lain-lain

6.2.3 Beban Transportasi Adm dan Umum

6.2.3.1 Transport Adm Umum

6.2.3.2 Pemeliharaan

6.2.3.3 Transportasi Umum Lainnya

6.2.4 Beban Utilitas

6.2.4.1 Listrik

6.2.4.2 Telp

6.2.4.3 Air

6.2.4.4 Internet

6.2.4.5 Beban Utilitas Lainnya

6.2.5 Beban Adm dan Umum lainnya

6.2.5.1 Beban Kerugian Piutang

6.2.5.2 Beban Adm Umum Lain-lain

7 Pendapatan Diluar Usaha

7.1 Pendapatan Bunga

7.1.2 Pendapatan Bunga

7.1.3 Pajak Bunga Bank

7.2 Pendapatan Sewa

7.3 Selisih Kurs

8 Biaya Diluar Usaha

8.1 Beban Bunga

8.2 Beban Adm Bank

8.3 Pajak Penghasilan Badan

Balas Hapus

Berkomentarlah yang membangun!